Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) non impone un corso obbligatorio con una durata prestabilita, ma stabilisce un principio molto chiaro: chiunque tratti dati personali per conto dell’azienda deve essere adeguatamente formato e istruito.
È un aspetto che molte imprese sottovalutano. Si pensa spesso che la privacy riguardi solo il titolare o il consulente esterno, quando in realtà coinvolge quotidianamente decine di persone all’interno dell’organizzazione.
La domanda giusta, quindi, non è tanto “chi deve fare il corso privacy?”, ma “chi, in azienda, entra in contatto con dati personali?”.
Il GDPR parla di formazione?
Sì, anche se non utilizza espressamente il termine “corso obbligatorio”.
L’articolo 29 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) stabilisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati devono operare seguendo le istruzioni del titolare o del responsabile del trattamento.
A questo si aggiunge l’articolo 32, che impone alle aziende di adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati. Tra queste rientra anche la formazione del personale.
In altre parole, se un dipendente tratta dati personali senza aver ricevuto istruzioni adeguate, l’azienda potrebbe avere difficoltà a dimostrare di aver rispettato gli obblighi previsti dal GDPR.
Chi deve essere formato?
In pratica, devono ricevere una formazione tutte le persone che, nello svolgimento del proprio lavoro, trattano dati personali.
Ad esempio:
- gli addetti amministrativi che gestiscono dati di clienti, fornitori e dipendenti
- il personale delle risorse umane che tratta curriculum, contratti e documentazione sanitaria
- gli operatori del servizio clienti
- il personale commerciale che utilizza CRM e banche dati
- chi gestisce newsletter, campagne marketing o social media
- receptionist e personale di segreteria
- tecnici informatici che accedono ai sistemi aziendali
- collaboratori e consulenti autorizzati al trattamento dei dati
In sostanza, in quasi tutte le aziende la platea delle persone da formare è molto più ampia di quanto si immagini.
Cosa si impara durante un corso privacy?
Un buon corso non si limita a spiegare cosa prevede il GDPR, ma aiuta i lavoratori ad applicarlo nelle attività quotidiane.
Tra gli argomenti trattati rientrano generalmente:
- i principi fondamentali del GDPR
- ruoli e responsabilità di titolare, responsabile e persone autorizzate
- gestione corretta dei dati personali
- utilizzo sicuro di computer, smartphone e dispositivi aziendali
- password e autenticazione
- phishing e cyber attacchi
- gestione delle email
- data breach e procedure da seguire in caso di violazione dei dati
- buone pratiche per lavorare in sicurezza anche da remoto
L’obiettivo è ridurre il rischio di errore umano, che rappresenta ancora oggi una delle principali cause delle violazioni dei dati personali.
Ogni quanto va ripetuta la formazione?
Il GDPR non prevede una scadenza fissa.
Tuttavia, il Garante per la protezione dei dati personali e il Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB) raccomandano una formazione continua, da aggiornare quando:
- cambia la normativa
- vengono introdotti nuovi software o nuove procedure
- cambiano le mansioni del personale
- emergono nuove minacce informatiche
- si verificano violazioni dei dati (data breach)
Per questo motivo molte aziende scelgono di organizzare aggiornamenti periodici, generalmente ogni uno o due anni, oppure in occasione di cambiamenti organizzativi significativi.
La formazione privacy è un investimento, non un adempimento
Un click sul link sbagliato, una password condivisa o una mail inviata al destinatario errato possono essere sufficienti per provocare una violazione dei dati personali.
Nella maggior parte dei casi questi episodi non dipendono da cattiva fede, ma dalla mancanza di consapevolezza.
Per questo la formazione rappresenta una delle misure di sicurezza più efficaci previste dal GDPR: aiuta i lavoratori a riconoscere i rischi, adottare comportamenti corretti e proteggere il patrimonio informativo dell’azienda.
Vuoi capire chi deve essere formato nella tua azienda?
Ogni organizzazione tratta dati personali in modo diverso. Softer Sicurezza ti aiuta a individuare le figure che devono ricevere una formazione privacy, organizzando percorsi pratici e aggiornati sulle reali esigenze dell’azienda, per trasformare un obbligo normativo in una maggiore tutela dei dati e del business.
Fonti
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in particolare artt. 5, 24, 29, 32 e 39.
- Comitato Europeo per la Protezione dei Dati (EDPB) – Linee guida sulle misure di sicurezza e sulla responsabilizzazione (accountability).
- Garante per la protezione dei dati personali – Provvedimenti e linee guida in materia di formazione del personale autorizzato al trattamento dei dati.